Pourquoi mon exercice comptable doit-il être clôturé ?
Afin de migrer dans les meilleures conditions, il est important d’avoir des dates d’exercices paramétrées sur des dates logiques et relativement récentes.
L’année en cours doit donc être clôturée.
 

En pratique
Je vérifie les dates d’exercice en cours, en haut à droite de mon écran V1.

Pourquoi mes rapprochements bancaires doivent-ils être à jour ?

Afin de vous faire gagner du temps et faciliter votre gestion quotidienne, la fonctionnalité de rapprochement bancaire a été améliorée dans la nouvelle version de votre application. En raison de cette refonte, toutes les écritures pointées en Version 1 seront regroupées dans un rapprochement unique, et donc non modifiable.
 

En pratique
• Je regarde les comptes/sous-comptes faisant l’objet d’un suivi bancaire, et je m’assure qu’ils feront bien l’objet d’un rapprochement bancaire.
Menu Traitements > Rapprochement bancaire

• Je traite les écritures non rapprochées. Pour cela, je clique sur le compte/sous-compte afin de visualiser la liste des écritures non rapprochées.
Nous vous conseillons de vérifier que les écritures restant à rapprocher ne sont pas trop anciennes et/ou qu’elles reflètent bien la situation comptable de votre entreprise.
• Pour les comptes qui ne feront pas l’objet d’un rapprochement bancaire, j’enlève le suivi bancaire depuis le plan comptable.
Menu Paramètres > Plan comptable
Les comptes font l’objet d’un suivi bancaire dès lors que la mention « oui » est affichée dans la colonne « Banc. ». Pour modifier ce paramètre, je choisis la valeur « Aucun » pour le champ « Suivi du compte ».

Pourquoi contrôler que mes écritures et lettrages sont équilibrés ?
Les lettrages doivent être équilibrés. Toutefois, il peut arriver dans de rares cas que certains de vos lettrages soient déséquilibrés.
 

En pratique
J’utilise les contrôles effectués lors d’une clôture, pour m’assurer que tous mes lettrages sont équilibrés.
Menu Expert > Fin d’exercice> Clôturer exercice
Pour cela, je réalise les étapes 1 et 2 de la procédure de clôture pour lancer les contrôles.

Une fois les contrôles terminés, le rapport doit afficher les éléments ci-dessous :

S’il existe des lettrages non équilibrés, je les dépointe et je recommence mon lettrage.
S’il existe des justificatifs non équilibrés, je contacte le service Relation Client Itool.

Pourquoi noter le dernier numéro de pièce dans chacun de mes journaux ?

La numérotation automatique des pièces par journal évolue dans la version 2 de votre application. Afin d’assurer la continuité dans votre numérotation, il vous faudra la paramétrer de nouveau.
 

En pratique
Je note pour chaque journal le dernier numéro utilisé.
Menu Paramètres > Journaux
Je consulte les journaux en numérotation automatique, je clique sur le lien « Paramétrer » pour relever le dernier numéro utilisé.

Pourquoi recenser les utilisateurs de mon dossier V1 ?

La gestion des utilisateurs évolue dans la nouvelle version de l'application Itool Comptabilité.
Avec Itool Comptabilité V2, vous pourrez désormais travailler sur votre dossier directement depuis votre compte administrateur. Cela n’était pas possible en V1.

En raison de cette refonte de la gestion utilisateur, la migration en version 2 entraîne :
- la suppression des utilisateurs actuels de votre dossier V1
- la génération d’un compte administrateur à partir de votre nom, prénom et adresse e-mail
- la nécessité de recréer vos utilisateurs supplémentaires en version 2.

En pratique

Je note les nom, prénom et adresse e-mail de chacun des utilisateurs actifs sur mon dossier.
Une fois mon dossier migré, je pourrais aisément recréer mes utilisateurs.

Pour consulter la liste des utilisateurs de mon dossier V1, je me connecte à mon compte administrateur, ou je consulte la rubrique Utilisateurs dans le menu Administration, directement depuis le Bureau.
Bureau > Administration > Utilisateurs

Je consulte les informations de chaque fiche utilisateur, pour récupérer ses informations.

Pourquoi imprimer une balance générale ?
Cette balance générale vous permettra d’effectuer des vérifications une fois la migration de votre dossier effectuée.

En pratique
Une fois la date de migration arrêtée, en lien avec nos services, la veille je termine mes opérations comptables et j’imprime une balance générale.
Menu Etats > Balances
Je sélectionne « Balance Générale » puis les écritures « normaux et brouillards ». Je supprime la date de fin renseignée par défaut et j’imprime cet état.