L’approbation des comptes est une obligation juridique qui touche toutes les entreprises à différents niveaux selon le statut juridique SARL, SAS, SA… Toutes doivent tenir une séance avec les associés ou actionnaires (SA) qui devra déterminer à son terme si le dirigeant et les associés/actionnaires approuvent ou non les comptes de la société. Pour cela, plusieurs documents doivent être édités (l’inventaire, bilan…) et seulement après la décision d’affectation du bénéfice pourra être prise de façon optimale.

Le rapport annuel de gestion

Ce document est extrêmement important puisqu’il retrace l’ensemble des actions effectuées au cours de l’année et permet d’établir un historique pour comprendre comment la société en est arrivée là. Il s’agit de tous les éléments qui ont pu impacter les résultats chiffrés de l’entreprise. Par exemple: Ouverture de nouveaux locaux, investissement en R&D, participation des salariés au capital de l’entreprise… En plus des résultats, le rapport doit également préciser la répartition du capital et, si besoin est, les activités des filiales et leur contribution au chiffre d’affaires global.

Mais ce rapport détaillera également l’évolution prévisible de la société (En fonction des actions engagées) ainsi que les perspectives futures plus ou moins sur le long terme (en fonction de la stratégie choisie)

Le rapport devra mettre à disposition un tableau récapitulatif des résultats des 5 exercices précédents et précisera le versement des dividendes des trois derniers exercices (si versement il y a eu lieu).

Enfin, précisez si, depuis la clôture de l’exercice, un événement s’est produit et a pu impacter l’activité de l’entreprise.

L’inventaire

C’est une étape importante à réaliser lors de la clôture de l’exercice qui sera intégré par la suite au bilan. Il s’agit de comptabiliser tous les stocks de marchandises et produits finis dans le but de définir l’actif restant.

L’inventaire doit être assez précis pour déterminer la valeur des stocks restant et des immobilisations ainsi que le nombre exact de marchandises et matières premières restantes pour déterminer un résultat précis.Ceci constituera le stock initial du prochain exercice de ce fait, si le calcul est faux, c’est tout l’exercice (et du coup toutes les décisions qui en résulterait) qui sera biaisé.

Les comptes annuels

Les comptes annuels, publiés dans le rapport annuel de gestion, sont constitués du bilan, du compte de résultat et de l’annexe légale.

Le bilan est nécessaire pour déterminer le patrimoine de l’entreprise au moment de la clôture de l’exercice et le compte de résultat détermine l’activité de l’entreprise sur l’année. Il est donc indispensable d’avoir ces indicateurs pour déterminer les décisions à prendre.

L’annexe légale varie en fonction de l’activité et du statut de l’entreprise. Elle n’est obligatoire que pour les entreprises commerçantes. Elle a pour but de détailler : les méthodes de calculs (amortissement, bilan…), les frais d’établissements, les décisions exceptionnelles concernant les amortissements, les dettes, créances, capitaux, les charges à payer et les produits à percevoir… (Plus d’informations)

Il existe également une annexe comptable simplifiée et une annexe comptable abrégée qui, dans les deux cas, octroient quelques simplifications administratives.

Affectation des bénéfices

Une fois tous ces documents créés, l’AGO (Assemblée Générale Ordinaire) va définir la répartition du bénéfice accumulé, si bénéfice il y a. Toutefois, il y aura automatiquement une part qui sera incorporé dans « la réserve légale » (5% minimum prévu par la loi) mais ce montant cesse d’être obligatoire une fois que la réserve atteint 10% (pour les SARL et SA) ou 20% (Pour les SNC) du capital social.

Vous pouvez ensuite incorporer le reste du bénéfice selon vos souhaits : recouvrir des pertes, intégrer tout ou partie à la réserve ordinaire, verser des dividendes aux actionnaires/associés/salariés/gérants/tiers.

Enfin tous ces éléments doivent être déposés auprès d’une greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’AGO.