Pour nombreux d'entre vous, c'est la période de la clôture des comptes. Si certaines entreprises sont habituées à cette procédure et font ce qu’on appelle des « mini-clôtures » chaque mois, pour ne pas être submergées au dernier moment ; c’est loin d’être le cas de la plupart des sociétés qui, souvent, se révèle être source de stress et de panique. Récapitulons ensemble : Quels sont les éléments à prendre en compte pour une clôture comptable? Quelles sont les spécificités à assimiler lors d’une clôture avec un logiciel comptable ?

Les éléments indispensables pour une clôture de compte

Que doit vérifier concrètement l’entreprise pour mener parfaitement la clôture comptable à son terme ?

- Il est indispensable de veiller scrupuleusement aux différentes dépenses (charges) et recettes (produits) de l’entreprise ce qui peut être fait par le biais du compte de résultat de l’entreprise. Ainsi seulement vous pourrez constater la présence d’un bénéfice (produits>charges) ou d’une perte (produits<charges).

- L’édition du bilan est évidemment une étape indispensable à l’entreprise, non seulement pour l’administration comptable, mais également pour avoir une vue totale sur le patrimoine de l’entreprise. Ainsi il est nécessaire de recenser tous les stocks, amortissements, créances, dépréciations et provisions constatées…

- Selon l’activité de l’entreprise, il est possible de constater des charges et produits qui arriveront après la date de clôture. C’est le cas par exemple d’une entreprise clôturant ses comptes le 31 décembre et qui a conclue un contrat de vente le 1^er Novembre avec une livraison et un paiement différé qui dépasse la date fatidique de clôture. Dans ce cas, il est important de comptabiliser cela dans le compte 487 « produits constatés d’avance ».

- Enfin, vous devez éditer un document relatant les charges à payer. Il s’agit d’un document reprenant toutes les charges anticipées à régler sur l’exercice suivant. Chaque charge saisie doit être accompagnée d’une pièce justificative (Facture pour un achat, prêts signés…)

Et qu’en est-il d’une clôture par le biais d’un logiciel de comptabilité ?

Certaines entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour clôturer leur exercice annuel. Les pièces justificatives et les documents à envoyer à l’administration restent évidemment les mêmes mais la procédure de clôture comportent certains éléments, bloquant ou non, à contrôler pour mener à bien cette étape :

- Vérifiez que les écritures sont bien équilibrées, certains logiciels ne vous permettront même pas d’entamer la procédure si les saisies ne concordent pas.

- D’autres solutions pourraient se bloquer si le rapprochement bancaire n’a pas été effectué.

- Certaines solutions vont obliger les utilisateurs à valider leurs écritures brouillards au préalable.

- Vérifiez bien que la date des écritures saisies est bien comprise dans l’exercice en question, sinon il pourrait y avoir des erreurs et des incohérences lors de l’édition des états comptables.

- Il est très souvent conseillé d’éditer les états comptables avant de procéder à la clôture, la procédure étant irréversible.

- Paramétrez vos journaux a-nouveaux pour qu’ils puissent recueillir les données de votre bilan pour la prochaine année. N’oubliez pas d’inclure le résultat de l’exercice dans le compte 12 (bénéfice ou perte).

La clôture d’un exercice comptable n’est jamais une chose aisée, même pour les entreprises expérimentées. De nombreuses variables sont à prendre en compte et sans un minimum d’organisation de la part des services concernés, il est courant de passer à côté de plusieurs éléments indispensables. De plus, cette liasse fiscale n’est pas destinée qu’à l’administration fiscale, mais également à la société puisqu’elle donne de précieuses informations concernant la pérennité et la stratégie de l’entreprise.