Documents comptables : les délais de conservation
Les documents comptables émis ou reçus par l’entreprise dans le cadre de son activité ont une valeur juridique importante. La loi oblige les entreprises à les conserver pendant une durée variable selon leur nature.
En cas de contrôle par l’administration, l’entreprise doit être en mesure de produire les documents demandés pour vérification.
#1 Les livres comptables obligatoires et les comptes annuels
Les livres comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire. Ces documents comptables doivent être conservés, sous leur forme originale, pendant une période minimale de 10 ans à partir de la clôture du livre, c’est-à-dire à partir de la dernière inscription sur le livre. (Article L.123-22 du code de commerce).
A noter que la tenue du livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis le 1er Janvier 2016. Le livre d’inventaire doit toutefois être conservé pendant la durée mentionnée ci-dessus pour les exercices antérieurs (Ordonnance 2015-900 et décret 2015-903 du 23 juillet 2015, JO du 24 juillet 2015)
Les comptes annuels regroupent le bilan, le compte de résultat et l’annexe des comptes. Ce document comptable doit être conservé pour une période de 10 ans minimum à partir de la clôture de l'exercice (Article L.123-22 du code de commerce).
Durée de conservation des livres comptables obligatoires et les comptes annuels
Simplifiez la tenue de vos documents avec le logiciel de comptabilité en ligne Itool!
#2 Les documents commerciaux
Les documents commerciaux de l’entreprise justifient l’existence des opérations conclues avec des tiers. Il s’agit des contrats commerciaux et des pièces justificatives comptables.
Les contrats commerciaux (conclus entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants) doivent êtres conservés pendant 5 ans minimum (Article L. 110-4 du Code de Commerce). En revanche, les contrats relatifs à des biens immobiliers et fonciers doivent être conservés pendant une durée de 30 ans minimum (Article 2272 du Code Civil).
Les pièces justificatives comptables telles que les bons de commande, bon de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice (Article L.123-22 du code de commerce)
Durée de conservation des documents commerciaux
Facilitez-vous la tenue de vos documents avec le logiciel de gestion commerciale en ligne Itool !
#3 Les registres juridiques obligatoires
En matière de droit des sociétés, le Code du commerce impose également de tenir différents registres juridiques qui doivent être présentés en cas de contrôle.
Parmi ces registres, on retrouve le registre des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseil d'administration qui doit être conservé pendant 5 ans à compter du dernier procès-verbal enregistré. (Article 2224 du Code civil)
De la même façon, les statuts, annexes et pièces modificatives doivent pouvoir être présentés pendant 5 ans à compter de la date de radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (Article 2224 du Code civil). Toutefois, il est conseillé d’archiver et de conserver ces derniers documents à vie.
Par ailleurs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration et rapports des commissaires aux comptes doivent être gardés pour une durée de 3 ans. (Article L.235-9 du Code de commerce)
Durée de conservation des registres juridiques obligatoires
#4 Les documents fiscaux
Les déclarations fiscales (déclarations d’impôts sur les sociétés, Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et Bénéfices Agricoles (BA) en régime réel, déclarations de Taxe sur la Valeur Ajoutée, Cotisation Foncière des Entreprises (CFE), Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE)) doivent être conservées pendant 6 ans. (Article L.102B du Livre des Procédures Fiscales)
Durée de conservation des documents fiscaux
#5 Les documents de gestion du personnel
La plupart des documents de gestion du personnel sont à conserver pendant une durée de 5 ans.
Il s’agit notamment des bulletins de paie, du registre unique du personnel, des dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle, des documents relatifs aux contrats de travail, salaires et primes, soldes de tout compte…
Durée de conservation des documents de gestion du personnel
En cas de contrôle, le fait de ne pas pouvoir présenter un document peut être préjudiciable à l’entreprise. Le défaut d’établissement de certains documents peut donner lieu à des sanctions en matières fiscale et pénale, pouvant donner lieu à des amendes et peines d’emprisonnement.
