Faire sa comptabilité soi-même : quelles obligations?
La tenue de la comptabilité est une obligation légale pour l’entreprise. Cette obligation repose sur des règles du Code de commerce, du Plan comptable général et du Code général des impôts.
Mais est-il possible de faire sa comptabilité soi-même, et quelles obligations en découlent ?
Avoir un comptable est-il une obligation ?
Le recours à un comptable pour tenir la comptabilité d’une entreprise n’est pas obligatoire. Il est donc possible de faire sa comptabilité soi-même lorsqu’on est entrepreneur.
Toutefois, la comptabilité devra être tenue de façon rigoureuse et respecter les principes de la comptabilité.
Rappelons que le fait de tenir des documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné par une amende 500 000€ et assorti d’une peine de 5 ans d’emprisonnement.
Lorsque l’entreprise souhaite sous-traiter sa comptabilité à un professionnel, elle doit s’adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre des experts-comptables.
L’obligation de tenir une comptabilité d’engagement ou de trésorerie
L’obligation de tenir une comptabilité d’engagement concerne les entreprises relevant du régime des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), ou soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS) et sous le régime réel normal d’imposition.
Ces entreprises doivent ainsi tenir une comptabilité en partie double, qui consiste à comptabiliser les créances et les dettes lorsqu’elles sont acquises ou engagées.
Des allégements sont toutefois prévus pour les entreprises relevant du régime des BIC, ou soumises à l’IS et sous le régime réel simplifié d’imposition.
Ces entreprises ont la possibilité de tenir une comptabilité de trésorerie au cours de l’exercice comptable, à condition de constater leurs créances et leurs dettes au moment de la clôture.
Enfin les entreprises relevant du régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) doivent tenir une comptabilité de trésorerie. Il suffira donc d’enregistrer les encaissements et décaissements, sans constater les créances et dettes à la clôture de l’exercice.
Comment faire sa comptabilité soi-même ?
Sur quel support tenir sa comptabilité ?
La comptabilité peut-être tenue de façon manuscrite (sur des cahiers spécifiques « sans blanc, ni rature ») ou informatisée.
Toutefois, si l’utilisation d’un logiciel de comptabilité ne revêt aucun caractère obligatoire, elle est vivement conseillée. En effet, le logiciel simplifie la tenue de la comptabilité et permet l’édition des états obligatoires.
Que doit-on comptabiliser ?
L’entreprise doit comptabiliser tous les documents émis par elle-même (factures de vente par exemple) et par les tiers (factures d’achat ou relevés bancaires par exemple) qui vont venir affecter son patrimoine. Chaque opération saisie en comptabilité devra préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée, et être appuyée par une pièce justificative.
Les devis, bons de commande et bons de livraison ne seront pas enregistrés.
Quelles obligations comptables doit-on respecter ?
Les obligations comptables suivant doivent être respectées :
#1 L’enregistrement chronologique des mouvements d’entrée et de sortie affectant le patrimoine de l’entreprise
#2 L’établissement de factures pour les opérations de vente
#3 La réalisation d’un inventaire annuel pour les commerçants
#4 L’établissement des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) en fin d’exercice et leur dépôt au greffe du tribunal de commerce.
#5 La détention d’un compte bancaire dédié à l’entité
#6 La conservation des pièces comptables pendant une durée minimum de 10 ans
Quels sont les états comptables obligatoires ?
L’entreprise devra éditer les états comptables suivants, pour la bonne tenue de sa comptabilité :
#1 Le livre-journal, qui retrace chronologiquement les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise
#2 Le grand-livre, qui reprend les écritures du livre-journal et les ventile selon le plan comptable
Rappelons que le livre d’inventaire ne fait plus partie des états comptables obligatoires, pour les exercices comptables ouverts à partir du 1er janvier 2016.
Le Fichier d’Ecriture Comptable (FEC)
Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ont l’obligation, en cas de contrôle, de présenter leurs documents comptables à l’administration fiscale.
Pour cela elles doivent remettre aux contrôleurs une copie du Fichier d’Ecritures Comptables (FEC) sous forme dématérialisée.
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