La clôture des comptes : quels sont les éléments à prendre en compte ?

La clôture annuelle des comptes se résume souvent à l’édition du bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe à déposer auprès des services des impôts, le greffe et un banquier. Mais s’arrêter uniquement sur cette obligation légale serait très réducteur et contre-productif pour le développement de l’entreprise. Outre le calcul de l’impôt, l’entreprise disposera ainsi d’une batterie conséquente d’indicateurs économiques et financiers.

Comment procéder à sa clôture de compte ?

En tout premier lieu, il s'agit de mettre en place une certaine méthodologie et d'harmoniser les procédures de transmission des informations comptables importantes: par mail, par courriel, via un logiciel, fichier Excel, PDF... En effet, si les différents points de vente, pôles stratégiques de l'entreprise, filliales, etc. transmettent leurs résultats comme et quand ils le souhaitent on ne s'en sort pas ! Veillez également à ce que les différents acteurs justifient leurs résultats et mettent en avant les difficultés qu'ils ont rencontré. Le but étant d’identifier clairement les différents pôles de dépenses/achats lors de la clôture des états comptables (frais judiciaire, R&D, stocks, paye…). Si un service de la chaîne ne respecte pas ce devoir d’échange de données, cela oblige la direction comptable et financière à effectuer un travail de recherche, qui peut être très chronophage, ce qui met en péril le processus de clôture.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte avant de procéder à la clôture :

•    •  Vérifiez que toutes les écritures ont été saisies, y compris les factures non parvenues, factures à établir, charges constatées d’avance, produits constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir qui doivent être recensés dans l’exercice actuel même si leurs impacts seront comptabilisés dans l’exercice suivant.
•    •  Effectuez un rapprochement bancaire rigoureux entre les relevés de la banque et vos différentes saisies comptables.
•    •  Contrôler que toutes les écritures soient validées sur le logiciel comptable. 

Mais que doit contenir le dossier complet ?

Le dossier doit contenir tous les justificatifs nécessaires pour déterminer les éléments ci-dessous :

•    •  L’état de la trésorerie de l’entreprise (relevés bancaires, factures d’AGIOS, emprunts…)
•    •  Les achats et ventes effectuées (Factures validées)
•    •  Les différentes charges externes impactant l’entreprise (déclaration d’honoraires, contrats signés...)
•    •  L’état des stocks lors de la clôture
•    •  Les immobilisations (prêts accordés, contrats signés…)
•    •  Les frais de personnel (contrat mutuelle salarié, copie des régularisations charges sociales…)
•    •  Les capitaux propres (compte rendu de l’AG, document recensant les provisions…)
•    •  Les autres comptes (transfert inter-entreprise, charges & provisions exceptionnelles…)

Il y a des points qui demandent plus de précisions et vont différer en fonction de l’activité de l’entreprise : évaluation de certains titres de participation complexes qui donne lieu à des recherches et calculs en profondeurs, les différences de stock entre ce qui est affiché sur votre progiciel et les stocks effectifs, le choix ou non d’inscrire les dépenses de recherche à l’actif, l’impact de plusieurs autres normes comptables (IFRS, US GAAP…).

La clôture de l’exercice est aussi l’occasion de faire un point sur la fiscalité, il est important de se pencher sur plusieurs points spécifiques en avance pour éviter les mauvaises surprises. Certaines provisions ne sont pas déductibles donc, en fonction des choix stratégiques entrepris, bien vérifier ce qui est déductible ou imputable au bénéfice de la société.

Attention également aux crédits d’impôts (CICE, aide R&D…) où leurs calculs complexes sont à anticiper.

Enfin, la participation des salariés dans le capital de la société doit faire l’objet de calculs préalables, pour évaluer le résultat fiscal et le versement possible de dividendes.

Clôturer les comptes n’est pas une mince affaire. Outre le nombre important de documents à réunir pour justifier la saisie comptable, il est très facile de passer à côté de nombreuses informations qui peuvent influer directement sur la stratégie ou les obligations fiscales de l’entreprise. Certains expert-comptable et commissaires aux comptes préconisent de faire des « mini-clôtures » tous les mois pour se familiariser avec cet exercice. Il est aussi possible de désigner des personnes « référents » pour telles ou telles tâches et ainsi gagner en efficacité et en temps !