Ergonomie simplifiée de l'édition de devis et factures itool
Nous avons récemment sorti une nouvelle formule pour les structures souhaitant bénéficier d’un logiciel en ligne d’édition de devis et factures, simple et gratuit : Il s’agit de la solution Itool Gestion Commerciale Mini. Cette dernière a pour ambition de présenter une nouvelle interface de création de document le plus rapidement possible tout en étant ergonomique.
Comment éditer sereinement un document de vente avec Itool Mini ?
1ère étape : la numérotation de vos documents de vente
Tout d’abord, après la création de votre dossier client, il est très intéressant de paramétrer automatiquement vos numéros de document. En effet cette fonctionnalité vous permettra d’appliquer automatiquement un numéro à vos différents devis, factures ou avoirs, en tenant compte des précédents documents. C'est-à-dire que le numéro en question sera créé en fonction des documents précédents et ainsi évite les doublons et l’oubli de la numérotation.
2ème étape : l’édition de vos devis et factures
Une fois les modalités de fonctionnement effectuées sur votre dossier, vous pouvez commencer à éditer votre premier document ! La nouvelle configuration proposée par itool permet de saisir l’intégralité des informations nécessaires sans changer de page ou d’onglet. Pas de perte de temps et de confusion entre les différentes parties !
L’ergonomie a été pensée de telle sorte qu’elle vous simplifie grandement le travail :
Vous pouvez saisir un client directement dans votre base de données qui remplira automatiquement les champs liés à l’adresse de facturation. Dans le cas d’un nouveau client, vous pourrez le créer directement et l’ajouter à votre base de données lorsque vous aurez édité votre facture.
En saisissant le code d’un produit présent dans les champs prévus à cet effet, le document reprend également les informations présentes dans votre base de données. Sinon vous pouvez créer instantanément un produit.
Si votre document comporte de nombreux produits/services, la solution vous permet d’insérer des sous-totaux pour structurer et organiser le tout.
Sélectionnez un mode de règlement parmi une liste, ou créez en un.
Les documents peuvent être agrémentés d’une mention de pied de page personnalisée qui précisent certains points ou définissent certaines clauses.
3ème étape : visualisation et envoie de vos documents
Une fois votre document de vente, fignolé et complété, vous pouvez passer à l’étape de visualisation telle que le client le verra, puis l’envoyer par email directement si cela vous convient.
(Le logo est à renseigner lors de votre première connexion à votre espace personnel, en même que les informations de votre dossier.)
Enfin une messagerie intégrée vous permettra d’envoyer le document sans quitter la solution, avec un minimum de saisie (vous pouvez utiliser des modèles de courriels pour les courriers types).
Itool mini a pour ambition d’aider toutes les entreprises à se dédouaner de l’édition de devis et factures, tâche chronophage, en proposant une solution simple et pensée pour gagner un maximum de temps.
